2026-04-21 • Cyro van Malsen

Running dinner voor Lions Clubs: zo organiseer je het in 5 stappen

Een running dinner is een van de meest populaire fondsenwervende evenementen van Lions Clubs in Nederland. Deelnemers eten elke gang bij een ander clublidthuis, leren nieuwe mensen kennen en dragen bij aan een goed doel — allemaal in één avond. Maar de organisatie kost traditioneel veel tijd: koppels indelen, routes uitwerken, tientallen deelnemers informeren. In dit artikel lees je hoe je dat slim aanpakt.

Waarom een running dinner perfect past bij Lions

Lions Clubs zijn al decennia lang actief met fondsenwervende evenementen. Een running dinner sluit daar om meerdere redenen naadloos op aan:

Lage drempel, hoog rendement. De kosten zijn minimaal — leden koken zelf, er is geen zaal nodig. De opbrengst gaat volledig naar het goede doel van jullie club.

Sterk sociaal. Een running dinner brengt leden en hun partners samen op een ongedwongen manier. Nieuwe leden leren de club kennen, bestaande leden ontmoeten elkaar buiten de vergadertafel.

Herhaalbaar. Veel Lions Clubs organiseren een running dinner één of twee keer per jaar, als vast onderdeel van de activiteitenkalender. Het format is bekend, de verwachtingen zijn helder, de opbrengst is voorspelbaar.

Schaalbaar. Of jullie club 20 of 120 deelnemers heeft — het concept werkt op elke schaal.

Stap 1: Plan het event in de activiteitenkalender

Running dinners zijn seizoensgebonden. De beste periodes zijn:

September–november — aanloop naar het einde van het jaar, hoog sociaal enthousiasme
Februari–april — na de januarislip, vóór de zomervakantie

Vermijd de zomervakantie en de drukke decembermaand (veel concurrentie met andere evenementen).

Plan het event minimaal acht weken van tevoren in. Zo is er tijd voor uitnodigingen, inschrijvingen en de indeling. Bij een grote club (50+ deelnemers) is twaalf weken voorbereidingstijd comfortabeler.

Stap 2: Bepaal de opzet en de bijdrage

Aantal gangen

Drie gangen (voor-, hoofd- en nagerecht) is de standaard. Vier gangen geeft meer variatie en meer wisselingen van tafelgenoten — dat verhoogt het sociale rendement.

Bijdrage per deelnemer

Een gebruikelijke bijdrage voor een fondsenwervend Lions running dinner ligt tussen de €15 en €40 per persoon. Houd rekening met:

De boodschappenkosten voor de gastheer (gemiddeld €8–15 per persoon voor een gang)
Het bedrag dat daadwerkelijk naar het goede doel gaat
Wat vergelijkbare evenementen in jullie regio vragen

Communiceer vooraf transparant wat er met de opbrengst gebeurt — dat vergroot de bereidheid om bij te dragen én de betrokkenheid bij het goede doel.

Koppels of individuen?

Bij Lions wordt doorgaans per koppel (twee personen) ingeschreven. Dat vereenvoudigt de indeling en past bij de sociale structuur van de meeste clubs.

Stap 3: Uitnodigen en inschrijven

Stuur de uitnodiging via het clubsecretariaat en zet het event in het clubblad of de nieuwsbrief. Neem in de uitnodiging op:

Datum en tijdstip
Bijdrage per persoon/koppel en het doel waarvoor wordt geworven
Of men gastheer kan zijn (keuken, ruimte voor 4–6 personen)
Dieetwensen en allergieën — vraag dit altijd bij inschrijving

Tip: Stel een aanmelddeadline in van drie weken voor het event. Zo heb je voldoende tijd voor de indeling.

Dieetwensen serieus nemen

Bij Lions-evenementen is de leeftijdsgroep gevarieerd en zijn dieetwensen en medische beperkingen geen uitzondering. Verzamel deze bij aanmelding en verwerk ze in de indeling. Dit is het punt waar de meeste organisatoren de meeste tijd verliezen — en waar de meeste fouten worden gemaakt bij handmatige verwerking.

Stap 4: De indeling maken

De indeling is de kern van de organisatie. Het doel: elk koppel kookt één gang en eet de andere gangen als gast bij andere leden — met zo min mogelijk herhalingen aan tafel.

Wat maakt de indeling complex?

Elk koppel mag niet bij zichzelf aan tafel zitten
Koppels mogen dezelfde tafelgenoten niet twee keer treffen (of zo min mogelijk)
Dieetwensen moeten worden gerespecteerd bij de juiste gastheer
De route moet logistiek kloppen (geen onnodige afstanden)

Bij 20 deelnemers is dit nog handmatig te doen. Bij 40+ koppels is een spreadsheet al snel onhoudbaar — de puzzel kost dan meerdere uren en is foutgevoelig.

Slimmer organiseren met runningdinner.app

runningdinner.app is speciaal gebouwd voor dit soort evenementen. Je voert de deelnemers in, geeft dieetwensen op en de app berekent automatisch de optimale indeling. Daarna stuur je met één klik gepersonaliseerde e-mails naar alle deelnemers: elke gastheer krijgt te zien voor wie hij kookt, elke gast krijgt zijn persoonlijke route.

De kosten: €5 per jaar — minder dan één deelnemersbijdrage.

Stap 5: Communiceren en de avond coördineren

Een week van tevoren

Stuur gastheren hun informatie: voor hoeveel mensen, welke gang, op welk tijdstip, en de dieetwensen van hun gasten
Stuur gasten hun persoonlijke route: adres per gang, tijdstip, naam van de gastheer

24 uur van tevoren

Reminder met definitief tijdschema
Contactpersoon vermelden voor last-minute vragen

Op de avond zelf

Zorg voor één aanspreekpunt (activiteitencoördinator) dat telefonisch bereikbaar is. Bij grote clubs komen er altijd last-minute afmeldingen of verwarringen voor.

Typisch tijdschema

Tijdstip	Gang
18:30	Inloop (optioneel, centrale locatie)
19:00	Voorgerecht
20:00	Hoofdgerecht
21:15	Dessert
22:30	Nazit (optioneel, centrale locatie)

Na het event: nazorg en evaluatie

Een running dinner levert meer op dan alleen de fondsenwervende bijdrage — als je de nazorg goed aanpakt.

Stuur een bedankmail naar alle deelnemers en gastheren
Communiceer de opbrengst en het doel waarvoor het geld is ingezet
Deel foto's (met toestemming) via de clubnieuwsbrief of social media
Evalueer kort met de activiteitencommissie: wat werkte, wat kan beter?
Plan de volgende editie in terwijl het enthousiasme hoog is

Clubs die dit consequent doen, zien de deelname en opbrengst jaar op jaar groeien.

Veelgestelde vragen van Lions-organisatoren

Hoe groot kan een running dinner worden?
Met de juiste organisatie is 100+ deelnemers goed haalbaar. Boven de 40 koppels is digitale ondersteuning sterk aanbevolen.

Wat als leden geen geschikte keuken hebben?
Die leden nemen deel als gast zonder gastheerrol. Zorg dat je voldoende leden hebt die wél willen en kunnen ontvangen.

Hoe gaan we om met leden die slecht ter been zijn?
Plan die als gastheer (ze hoeven zich niet te verplaatsen) en communiceer dit bij de indeling. runningdinner.app heeft een notitieveld per deelnemer voor dit soort bijzonderheden.

Kunnen niet-leden ook deelnemen?
Jazeker — veel clubs nodigen ook partners, sympathisanten of donateurs uit. Dat vergroot de opbrengst én de bekendheid van de club.

Hoe combineren we dit met een specifiek goed doel?
Koppel het event aan een concreet project: "De opbrengst van vanavond gaat naar [project X]." Dat maakt de avond betekenisvoller en vergroot de bereidheid om meer bij te dragen.

Samenvatting: checklist voor een Lions running dinner

Event ingepland (bij voorkeur sep–nov of feb–apr)
Bijdrage per koppel bepaald en goed doel gecommuniceerd
Uitnodiging verstuurd via clubsecretariaat (minimaal 8 weken van tevoren)
Dieetwensen verzameld bij inschrijving
Aanmelddeadline gehanteerd (3 weken voor het event)
Indeling gemaakt (handmatig of via runningdinner.app)
Gastheren geïnformeerd (gang, tijdstip, dieetwensen gasten)
Gasten geïnformeerd met persoonlijke route
Reminder verstuurd 24 uur van tevoren
Contactpersoon beschikbaar op de avond
Nazorg: bedankmail, opbrengst communiceren, evaluatie

*Wil je de organisatie van jullie volgende Lions running dinner vereenvoudigen? Start met runningdinner.app — speciaal gebouwd voor evenementen zoals dit, voor de prijs van één kopje koffie per jaar.*